FAQ

Auf dieser Seite haben wir häufig gestellte Fragen und die entsprechenden Antworten auf Grundlage der Richtlinien für „Movies in Motion“-Projekte zusammengestellt. Sollten Sie hier einmal nicht weiterkommen oder weitergehende Informationen benötigen, schauen Sie bitte im Bereich Dokumente, insbesondere in den Richtlinien nach.

Gerne berät das Projektteam auch telefonisch oder per Mail. Bitte beachten Sie,
dass eine persönliche Beratung nur dann wirklich sinnvoll ist, wenn Sie
sich vorab mit den grundlegenden Förderkriterien und Formaten vertraut
gemacht haben.

Die Fragen sind nach Themenbereichen geclustert:

  1. Antragstellung
  2. Laufendes Projekt
  3. Nachweise
  4. Formate
  5. Finanzen
  6. Zahlungsanforderungen
  7. Künstlersozialkasse (KSK)

 

1. Antragstellung

Wer darf einen Antrag stellen?

Gemeinnützige Organisationen und juristische Personen des öffentlichen Rechts dürfen einen Antrag stellen. Dafür müssen sie sich vorab mit mind. zwei Bündnispartner*innen zusammengeschlossen haben.

Schulen, Einzelpersonen und nicht-gemeinnützige Organisationen können keine Anträge stellen.

Schulen und nicht-gemeinnützige Organisationen können jedoch Bündnispartnerinnen sein.

Wie stelle ich einen Antrag?

Die Antragstellung erfolgt ausschließlich online über die Antragsdatenbank von „Kultur macht stark“.

Bitte lesen Sie sich vor der Antragstellung unbedingt die Informationen hier auf unserer Website durch, die gesamten Richtlinien und die Ausfüllhinweise finden Sie hier zum Download.

Gerne berät das Projektteam auch telefonisch. Bitte beachten Sie, dass eine telefonische Beratung nur dann wirklich sinnvoll ist, wenn Sie sich vorab mit den grundlegenden Förderkriterien und Formaten vertraut gemacht haben.

Wann muss ich meinen Antrag einreichen?

Folgende Antragsfristen stehen aktuell fest:

31.05.2019 → frühester Projektbeginn 01.09.2019
30.09.2019 → frühester Projektbeginn 01.01.2020

Die Fristen und Starttermine sind verbindlich. Ausnahmen sind nicht möglich.

Bitte beachten Sie, dass die intensive Prüfung der Anträge erst nach Ende der jew. Antragsfrist erfolgt.

Wann erfahre ich, ob mein Projekt gefördert wird?

Mit einer Förderentscheidung ist i.d.R. drei Wochen vor dem frühestmöglichen Projektbeginn zu rechnen. Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Planung.

Ich habe vor 2018 schon ein „Movies in Motion“- oder „Kidsfilm“-Projekt gemacht – was gibt es zu beachten?

Schön, dass Sie bereits Erfahrungen in „Kultur macht stark“ sammeln konnten – nutzen Sie diese für neue Projekte!

Bei „Movies in Motion“ hat sich seit Anfang 2018 einiges geändert und auch im Vergleich zu „Kidsfilm“ gibt es einige Besonderheiten.

Bitte informieren Sie sich daher vor der Antragstellung hier über die aktuellen Richtlinien. Die wichtigsten Neuerungen finden Sie hier.

Kann ich meinen Antrag auch unabhängig von der Antragsdatenbank, z.B. per Mail stellen?

Nein, eine Antragstellung ist ausschließlich online über die Antragsdatenbank von „Kultur macht stark“ möglich.

Bitte beachten Sie dabei unsere Ausfüllhinweise.

Bei Problemen wenden Sie sich gern an das Projektbüro.

Muss ich den Antrag auch per Post verschicken?

Ja, aber erst, nachdem die Jury eine Förderentscheidung getroffen hat und das Projektbüro Sie um Übersendung des unterschriebenen Antrags und der unterschriebenen Kooperationsvereinbarung bittet.

Zu den jeweiligen Antragsfristen reichen Sie die Anträge bitte nur online ein.

Kann ich mehrere Anträge einreichen?

Ja, Sie können in einer Antragsrunde beliebig viele Anträge bei uns stellen. Wir empfehlen aber, beim ersten Mal „klein anzufangen“, um das Förderprogramm mit seinen besonderen Anforderungen kennenzulernen.

Sie dürfen bei uns auch einen Antrag stellen, wenn Sie bei anderen Programmpartner*innen in „Kultur macht stark“ bereits Projekte durchführen. Die Förderung für ein und das selbe Projekt darf allerdings nicht bei mehreren Programmpartner*innen beantragt werden.

Kann ich verschiedene Projekte in einem Antrag zusammenfassen?

Ja und nein.

Wenn Sie mit verschiedenen Gruppen unabhängig voneinander arbeiten möchten, stellen Sie bitte für jede Gruppe einen eigenen Antrag, selbst wenn sie einen thematischen Bezug zueinander haben.

In einem Antrag können Sie mehrere Teilprojekte zusammenfassen, sofern alle von einer Gruppe durchlaufen werden, z.B.

  • Format 1: Eine Gruppe organisiert ein Filmfestival
  • Format 2: Dieselbe Gruppe trifft sich in einer Ferienwoche täglich zur Filmauswahl
  • Format 4: Dieselbe Gruppe besucht an einem Wochenende ein „echtes“ Filmfestival

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass mehrere Gruppen parallel an einem gemeinsamen Gesamtprojekt arbeiten, z.B.

  • Format 1: Gruppe A sichtet und bespricht Kurzfilme und dreht einen eigenen
  • Format 1: Gruppe B sichtet und bespricht Musikvideos und dreht ein eigenes
  • Ein Treffen pro Monat findet gemeinsam statt; es werden z.B. technische und schauspielerische Fertigkeiten erlernt und die TN planen die gemeinsame Präsentation der beiden Filme
Wie lang darf mein Projekt gehen?

Ein Projekt darf höchstens ein Jahr lang dauern. Aktuell können Projekte bis Ende Oktober 2020 geplant werden.

Welche Dokumente soll ich bei der Antragstellung hochladen?

Mit jedem Antrag muss ein Entwurf der Kooperationsvereinbarung hochgeladen werden (Vorlagen finden Sie hier; bitte noch nicht unterschreiben).

Sollte die Projektleitung nicht ohnehin vertretungsberechtigt sein, laden Sie bitte eine entsprechende Vollmacht hoch.

  • Von kommunalen Einrichtungen benötigen wir keine weiteren Dokumente.
  • Von Vereinen benötigen wir zusätzlich einen gültigen Freistellungsbescheid, die Satzung und einen Registerauszug, aus dem die aktuelle Vertretungsberechtigung hervorgeht.
  • Von allen anderen Organisationen benötigen wir den Gesellschafter-/ Stiftungsvertrag und einen gültigen Freistellungsbescheid.
Was ist mit „Anbindung an die Kommune“ gemeint?

An dieser Stelle ist gefragt, wie Sie Ihr Projekt in Ihrer Kommune/ Stadt für die lokale Politik sichtbar machen.

Hierfür gibt es verschiedene Ansätze, z.B. können Organisationen in kommunaler Trägerschaft Bündnispartner*in werden oder Vertreter*innen des Jugend-/ Kulturamts zur Präsentation eingeladen werden.

Was ist mit „Sozialraum“ gemeint?

Der Sozialraum ist der Raum, in dem sich die Zielgruppe (die potentiellen Teilnehmer*innen) regulär bewegt, also die Orte, in denen sich der Alltag der Kinder und Jugendlichen abspielt (Schule, Vereine, Jugendzentrum, …) In größeren Städten ist dies vor allem ein bestimmter Stadtteil, in ländlichen Gegenden kann der Sozialraum auch mehrere Gemeinden umfassen.

Dieser Raum, seine Sozialstruktur, evtl. Auswirkungen auf die Kinder und Jugendlichen vor Ort und die Einbeziehung im Projekt sollten beschrieben werden. Vor allem müssen die Risikolagen/ Arten der Bildungsbenachteiligung benannt werden.

Was muss ich im finanziellen Bereich beachten?

Bitte orientieren Sie sich an unseren Musterkalkulationen.
Mehrbedarfe müssen im Antrag begründet sein.

Alle weiteren Infos zu Finanzen finden Sie in der entsprechenden FAQ-Kategorie „Finanzen“

Muss ich in Vorleistung gehen?

Ja, Sie können im laufenden Projekt bis zu 80% der bewilligten Mittel abrufen. Den Restbetrag halten wir bis zur abschließenden Prüfung des Verwendungsnachweises zurück, um Rückzahlungen zu vermeiden.

Entsprechend müssen Sie zum Ende hin mit bis zu 20% der Fördersumme in Vorleistung gehen.

Wo finde ich Infos zur KSK / Künstlersozialkasse

Alle Infos zur Künstlersozialkasse (KSK) finden Sie unter der entsprechenden FAQ-Kategorie „Künstlersozialkasse (KSK)“

Muss ich mich um die Versicherung meines Projekts kümmern?

Ja, als antragstellende Organisation haben Sie dafür Sorge zu tragen, dass die Teilnehmenden im Projekt ausreichend versichert sind. In der Regel verfügt mind. eine*r der Bündnispartner*innen über entsprechende Versicherungen, die die Veranstaltungen absichern.

Sollte im Bündnis keine ausreichende Versicherung vorhanden sein, besteht die Möglichkeit, eine eigene für das Projekt abzuschließen. Nach Rücksprache können diese Ausgaben im Antrag mit einkalkuliert werden. Es ist dann darzulegen, warum die zusätzliche Versicherung notwendig ist und wie die anderen Veranstaltungen der Bündnispartner*innen versichert sind.

Da es sich bei jedem Bündnis/ Projekt um eine individuelle Konstellation handelt, kann das Projektbüro keine Aussagen dazu treffen, ob es durch bestehende Versicherungen ausreichend abgesichert ist. Dies ist vor Ort, ggf. mit entsprechenden Versicherungsmakler*innen, zu klären.

Ich habe eine positive Förderentscheidung erhalten – was muss ich tun?

Mit der Mitteilung über die positive Förderentscheidung fordern wir Sie auf, uns den Antrag und die Kooperationsvereinbarung mit allen notwendigen Unterschriften per Post zuzuschicken.

Sobald die Unterlagen bei uns eingetroffen sind, können wir die offizielle Bewilligung aussprechen.

Am Tag der Bewilligung schicken wir Ihnen auch den Zuwendungsvertrag zu. Ein unterschriebenes Exemplar davon muss dem BJF binnen zwei Wochen wieder vorliegen, sonst ist die Bewilligung ungültig.

Wer muss den Antrag und die Kooperationsvereinbarung unterschreiben?

Wie alle Unterschriften im Projekt, müssen auch die im Antrag und in der Kooperationsvereinbarung von der Projektleitung stammen. Sollte diese länger verhindert sein, kann ersatzweise eine andere vertretungsberechtigte Person unterschreiben.

Bitte beachten Sie auch die Vertretungsregelung Ihrer Organisation– bei gemeinsamer Vertretungsberechtigung sind entsprechend mehrere Unterschriften notwendig.

Die Kooperationsvereinbarung muss darüber hinaus natürlich auch von den Bündnispartner*innen unterschrieben werden.

Wann kann ich mit meinem Projekt starten und Geld ausgeben?

Das Projekt startet, sofern eine Bewilligung vorliegt, mit Beginn der im Zuwendungsvertrag festgehaltenen Laufzeit. Diese entspricht i.d.R. der beantragten Projektlaufzeit.

Wenn Antrag und Kooperationsvereinbarung verspätet im Projektbüro eingehen, verzögern sich die Bewilligung und entsprechend auch der Projektstart.

Ausgaben sind nur innerhalb der Projektlaufzeit förderfähig.

2. Laufendes Projekt

Was mache ich, wenn sich nach der Bewilligung Angaben aus dem Antrag ändern?

Bitte melden Sie sich frühzeitig beim Projektbüro, wenn Änderungen absehbar sind. In vielen Fällen reicht eine Rücksprache aus, in einigen muss jedoch ein Änderungsantrag gestellt werden.

Während kleinere Terminänderungen innerhalb der Gesamtlaufzeit keiner Absprache bedürfen, sollten Sie in den folgenden Fällen auf jeden Fall das Projektbüro kontaktieren:

  • Ausfall von (Teil)Projekten
  • Personelle Änderungen bei Projektleitung oder Honorarkräften
  • Änderungen im Bündnis
  • Änderungen bei der Zielgruppe (Ansprache und Erreichung)
  • Geringere Teilnahmezahl als beantragt
  • Grundsätzliche inhaltliche Änderungen
  • Verschiebungen zwischen Honoraren, Aufwandsentschädigungen und Sachausgaben über 20%
  • Verlängerung der Projektlaufzeit
  • Aufstockung der bewilligten Mittel
  • Jede Änderung, bei der Sie sich unsicher sind
Welche Formulare muss ich nutzen?

Alle Formulare und Vorlagen finden Sie hier.

Für die Belegliste, die Teilnahmeliste und die Zahlungsanforderungen sind unsere Vorlagen verbindlich zu nutzen.

Alle anderen Vorlagen sind als Unterstützung gedacht. Eigene Formulare können verwendet werden, solange der Projektbezug deutlich wird.

Was muss ich bei Veröffentlichungen beachten?

Bei allen Veröffentlichungen muss die Logoleiste gut sichtbar eingebaut werden.
Das Logopaket kann hier heruntergeladen werden.

Bei Berichterstattungen, in denen das nicht möglich ist, sollte die Förderung mind. mündlich erwähnt werden.

Spätestens mit dem Verwendungsnachweis sind dem Projektbüro alle Veröffentlichungen bekannt zu machen.

Wer muss in der Teilnahmeliste geführt werden?

In die Teilnahmeliste gehören alle Personen, die für die Abrechnung relevant sind. Teilnehmer*innen, Honorarkräfte und Ehrenamtliche müssen also immer aufgeführt werden.

Bei Präsentationen sollen die externen Besucher*innen nicht auf der Teilnahmeliste geführt werden. Es bietet sich aber an, die Gästezahl zu schätzen und als Gesamtsumme händisch zu vermerken.

In Ausnahmefällen können bei ganztägigen Projekttagen Begleitpersonen ebenfalls eine Verpflegungspauschale erhalten oder sind bei auswärtigen Übernachtungen dabei. Nur in diesen Fällen, wenn ihre Teilnahme also Auswirkungen auf die Abrechnung hat, müssen sie auf der Liste geführt werden.

Die Altersangabe ist für Erwachsene freiwillig.

Müssen die Honorarkräfte und Ehrenamtlichen einen Stundennachweis führen?

Ja, die Honorarkräfte und Ehrenamtlichen müssen auf der Teilnahmeliste eingetragen werden. Darüberhinaus werden die geleisteten Stunden in Verbindung mit einer genauen Aufstellung in der Rechnung nachgewiesen.

Was muss ich bei der Vergabe von Aufträgen beachten?

Aufträge können nach den Maßgaben der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit grundsätzlich frei vergeben werden.

Bei Sachausgaben ab 1.000 € netto muss jedoch ein nachvollziehbarer Angebotsvergleich vorgenommen werden; ebenfalls, wenn die Summe aus gleichartigen Posten, z.B. zwölfmal einen Raum mieten, 1.000 € netto übersteigt.

In diesen Fällen müssen Sie drei schriftliche Angebote einholen und später mit dem Verwendungsnachweis mitschicken.

Hierauf kann verzichtet werden, wenn schriftlich (kurz und knapp) begründet wird, warum nur ein*e bestimmte*r Anbieter*in in Frage kommt. Eine solche Begründung ist auch notwendig, wenn nicht das billigste Angebot gewählt wird.

Bei freiberuflichen Leistungen (Honorarkräfte) ist kein schriftlicher Angebotsvergleich nötig.

3. Nachweise

Kann ich meinen Nachweis auch unabhängig von der Antragsdatenbank, z.B. per Mail einreichen?

Nein, der Nachweis kann ausschließlich online über die Antragsdatenbank von „Kultur macht stark“ erstellt und eingereicht werden. Bei Problemen wenden Sie sich bitte an das Projektbüro.

Muss ich einen Zwischennachweis erstellen?

Sollte Ihr Projekt nicht innerhalb eines Kalenderjahres beginnen und enden, müssen Sie einen Zwischennachweis für das abgelaufene Kalenderjahr erstellen (z.B. Laufzeit: 01.08.19 – 31.05.20 → Zwischennachweis für 01.08.-31.12.19).

Der Nachweis muss in der Antragsdatenbank von „Kultur macht stark“ erstellt und spätestens am 28. Januar online und postalisch eingereicht worden sein. Er besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis und einem formlosen schriftlichen Zwischenbericht.

Zum Jahresende erhalten Sie per Mail genaue Informationen zum Vorgehen, die Handreichung können Sie ebenfalls hier einsehen.

Wie erstelle ich einen Verwendungsnachweis?

Der Nachweis muss online in der Antragsdatenbank von „Kultur macht stark“ erstellt und spätestens vier Wochen nach Projektende online und postalisch eingereicht worden sein.

Zum Projektende erhalten Sie per Mail genaue Informationen zum Vorgehen, die Handreichung können Sie ebenfalls hier einsehen.

Wann muss ich den Verwendungsnachweis erstellen?

Der Verwendungsnachweis muss vier Wochen nach Ablauf der Gesamtprojektlaufzeit online und postalisch eingereicht worden sein.

Nach Projektende (auf Nachfrage auch vorher) erhalten Sie per Mail genaue Informationen zum Vorgehen und zu Ihrer individuellen Frist, die Handreichung können Sie ebenfalls hier einsehen.

Wer muss den Nachweis unterschreiben?

Wie alle Unterschriften im Projekt, müssen auch die im Zwischen- und Verwendungsnachweis von der Projektleitung stammen.

Bitte beachten Sie auch die Vertretungsregelung Ihrer Organisation– bei gemeinsamer Vertretungsberechtigung sind entsprechend mehrere Unterschriften notwendig.

Muss ich in Vorleistung gehen?

Ja, Sie können im laufenden Projekt bis zu 80% der bewilligten Mittel abrufen. Den Restbetrag halten wir bis zur abschließenden Prüfung des Verwendungsnachweises zurück, um Rückzahlungen zu vermeiden.

Entsprechend müssen Sie zum Ende hin mit bis zu 20% der Fördersumme in Vorleistung gehen.

Erhalte ich eine Verwaltungspauschale?

Ja, nach positiver Prüfung des Verwendungsnachweises nach Projektende erhält die antragstellende Organisation eine Verwaltungspauschale.

Diese beträgt 5% der tatsächlich angefallenen und anerkannten Projektausgaben, mindestens jedoch 300€. Die Pauschale muss nicht gesondert beantragt werden.

Sie ist ein Zuschuss zu den Overhead-/ Verwaltungskosten des Projekts, die nicht förderfähig sind (z.B. fest angestelltes Personal und Infrastruktur).

Muss ich für die Überweisung der letzten Mittel und der Verwaltungspauschale eine Zahlungsanforderung stellen?

Nein, nach positiver Prüfung des Verwendungsnachweises überweist das Projektbüro die restlichen anerkannten Ausgaben und die Verwaltungspauschale automatisch.

4. Formate

Welche Formate gibt es?

Die Formate finden Sie hier.

Die Formate und Module können kombiniert werden.

Kann ich von den Stundenzahlen in den Formaten abweichen?

Nein, die Stundenangaben (sowohl die einzelnen Blöcke als auch die Gesamtstundenanzahl) sind vorgeschrieben, bitte strukturieren Sie ihr Projekt entsprechend. Gern berät Sie das Projektbüro bei Schwierigkeiten und sucht gemeinsam mit Ihnen Lösungen.

Im Format 1 können Sie die 3-Stunden-Blöcke zusammenfassen, um z.B. samstags einen sechsstündigen Drehtag oder einen Festivalbesuch einzubauen. Eine (teilweise) Reduktion auf 1,5 Stunden ist in diesem Format nicht möglich.

Kann ich auch eine Ferienfreizeit mit auswärtigen Übernachtungen beantragen?

Ja und nein. In „Movies in Motion“-Projekten sollen die Kinder und Jugendlichen möglichst viel selbst bestimmen und gestalten, auch im organisatorischen Bereich. Das geht am besten und nachhaltigsten, wenn die Teilnehmenden sich in ihrem gewohnten Sozialraum bewegen.

Reine Ferienfreizeiten, die für sich allein stehen und „weit weg“ stattfinden, entsprechen daher nicht dem Konzept von „Movies in Motion“.

Sind Ferienfreizeiten aber Bestandteil längerer Projekte, die im Sozialraum der Teilnehmenden verankert sind, können diese im Format 3 beantragt werden (z.B. Format 1 zur Entwicklung eines Drehbuchs und zur Postproduktion mit einer intensiven Drehwoche am Meer).

Feriencamps, die im Sozialraum der Jugendlichen stattfinden, sind ebenfalls förderfähig.

Im Einzelfall beraten wir Sie gern persönlich.

5. Finanzen

Muss/Darf ich Eigenmittel in das Projekt einbringen?

Nein, bei „Movies in Motion“ handelt es sich um eine 100%-Ausgabenförderung, sodass keine Eigenmittel eingebracht werden müssen. Dafür bringt jede*r Bündnispartner*in Eigenleistungen, wie z.B. Räumlichkeiten, Personal oder Kontakt zur Zielgruppe, ein.

Da wir bis zur abschließenden Prüfung des Verwendungsnachweises 20% der bewilligten Mittel zurückbehalten, müssen aber entsprechende Mittel vorhanden sein, um hier in Vorleistung zu gehen.

Was muss ich bei der Vergabe von Aufträgen beachten?

Aufträge können nach den Maßgaben der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit grundsätzlich frei vergeben werden.

Bei Sachausgaben ab 1.000 € netto muss jedoch ein nachvollziehbarer Angebotsvergleich vorgenommen werden; ebenfalls, wenn die Summe aus gleichartigen Posten, z.B. zwölfmal einen Raum mieten, 1.000 € netto übersteigt.

In diesen Fällen müssen Sie drei schriftliche Angebote einholen und später mit dem Verwendungsnachweis mitschicken.

Hierauf kann verzichtet werden, wenn schriftlich (kurz und knapp) begründet wird, warum nur ein*e bestimmte*r Anbieter*in in Frage kommt. Eine solche Begründung ist auch notwendig, wenn nicht das billigste Angebot gewählt wird.

Bei freiberuflichen Leistungen (Honorarkräfte) ist kein schriftlicher Angebotsvergleich nötig.

Was ist eine Verpflegungspauschale?

Für (fast) jeden Projekttermin können Sie eine Verpflegungspauschale pro Teilnehmer*in beantragen. Die Sätze entnehmen Sie bitte den Musterkalkulationen.

In Ausnahmefällen können bei ganztägigen Projekttagen Begleitpersonen (z.B. Honorarkräfte und Ehrenamtliche) ebenfalls eine Verpflegungspauschale erhalten. Dies muss jedoch vorher mit beantragt und begründet werden.

Die Verpflegungspauschale wird an Hand der Teilnahmelisten errechnet und pauschal ausgezahlt. Entsprechend werden keine Belege für Verpflegungsausgaben in der Belegliste geführt und auch nicht beim Nachweis eingereicht. Es können keine über die Pauschale hinausgehenden Ausgaben anerkannt werden.

Sollten bei den Ausgaben der Übernachtung bereits Mahlzeiten inbegriffen sein, wird die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt, bei Vollpension entfällt sie vollständig.

Können Fahrtkosten abgerechnet werden?

Ja, Fahrtkosten, die Beteiligten im Projekt entstehen, können beantragt und im Rahmen der Sachkosten und der Regelungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) abgerechnet werden.

Das bedeutet, dass einerseits Ausgaben für die Fahrt in der 2. Klasse mit öffentlichen Verkehrsmitteln erstattet werden können, wobei mögliche Ermäßigungen genutzt werden müssen. Andererseits können für die An- und Abreise per PKW 0,20 € pro km erstattet werden. Hier gilt eine Obergrenze von 130 € pro Reise.

Zur Abrechnung nutzen Sie bitte unsere Vorlage. Sie können diese hier downloaden.

Muss ich in Vorleistung gehen?

Ja, Sie können im laufenden Projekt bis zu 80% der bewilligten Mittel abrufen. Den Restbetrag halten wir bis zur abschließenden Prüfung des Verwendungsnachweises zurück, um Rückzahlungen zu vermeiden.

Entsprechend müssen Sie zum Ende hin mit bis zu 20% der Fördersumme in Vorleistung gehen.

Wann kann ich mit meinem Projekt starten und Geld ausgeben?

Das Projekt startet, sofern eine Bewilligung vorliegt, mit Beginn der im Zuwendungsvertrag festgehaltenen Laufzeit. Diese entspricht i.d.R. der beantragten Projektlaufzeit.

Wenn Antrag und Kooperationsvereinbarung verspätet im Projektbüro eingehen, verzögern sich die Bewilligung und entsprechend auch der Projektstart.

Ausgaben sind nur innerhalb der Projektlaufzeit förderfähig.

Dürfen Teilnahmebeiträge, Eintritte, Spenden o.Ä. eingenommen werden?

Nein, im Projekt dürfen keine Einnahmen erzielt und keine Teilnahmebeiträge, Eintritte oder Unkostenbeiträge erhoben werden.

Können wir zusätzliche Sponsor*innen für unser Projekt suchen?

Nein, da es sich um eine 100%-Ausgabenförderung handelt, sind Drittmittel (andere Fördermittel, Sponsoring) nicht möglich. Die Bündnispartner*innen bringen jedoch Eigenleistungen ein.

Bei Fragen wenden Sie sich an das Projektbüro.

Erhalte ich eine Verwaltungspauschale?

Ja, nach positiver Prüfung des Verwendungsnachweises nach Projektende erhält die antragstellende Organisation eine Verwaltungspauschale.

Diese beträgt 5% der tatsächlich angefallenen und anerkannten Projektausgaben, mindestens jedoch 300€. Die Pauschale muss nicht gesondert beantragt werden.

Sie ist ein Zuschuss zu den Overhead-/ Verwaltungskosten des Projekts, die nicht förderfähig sind (z.B. fest angestelltes Personal und Infrastruktur).

Gibt es Vorgaben für Honorarsätze?

Ja, ein fester Stundensatz von 60 € pro Stunde für künstlerische, medienpädagogische und weitere (sozial)pädagogische Fachkräfte bzw. 30 € pro Stunde für weitere Leistungen ist vorgegeben.

Hier zählen nur die mit den Kindern und Jugendlichen gemeinsam gearbeiteten Stunden (Teilnahmeliste und Stundennachweis), Vor- und Nachbereitungszeiten sind damit bereits abgegolten.

Die Sätze i.H.v. 30€ und 60€ sind die Beträge, die mit dem BJF abgerechnet werden. Sollten Sie (Ihr Verein) zum Vorsteuerabzug berechtigt sein, können die Brutto-Honorare je nach steuerlichem Hintergrund der Honorarkräfte entsprechend variieren.

Können Ehrenamtliche eine Aufwandsentschädigung erhalten?

Ja, Ehrenamtliche können pro halbem Tag eine Aufwandsentschädigung i.H.v. 15€ erhalten. Dafür müssen sie auf der Teilnahmeliste geführt werden.

6. Zahlungsanforderungen

Kann ich während des laufenden Projekts bewilligte Mittel abrufen?

Ja, sobald der Zuwendungsvertrag dem Projektbüro rechtskräftig unterschrieben vorliegt, können Sie Teile der bewilligten Mittel abrufen. Sie entscheiden selbst, ob Sie das Geld abrufen, bevor die Ausgaben fällig werden oder ob Sie in Vorleistung gehen und es im Nachhinein anfordern.

Bis zum 15. eines Monats müssen dem Projektbüro folgende Unterlagen vorliegen:

Per Mail: Formular zur Zahlungsanforderung
Postalisch: von der Projektleitung unterschriebenes Formular zur Zahlungsanforderung

Gerne können Sie uns auch Ihre Belegliste im .xls- Format und Kopien der Teilnahmelisten zusenden. So können wir einen Blick darauf werfen und frühzeitig Tipps geben oder Probleme identifizieren.

Wann kann ich eine Zahlungsanforderung stellen?

Sobald der Zuwendungsvertrag dem Projektbüro rechtskräftig unterschrieben vorliegt, können Sie Gelder abrufen.

Die Zahlungsanforderung muss zum 15. eines Monats beim Projektbüro eingereicht werden.

Im Dezember können keine Zahlungsanforderungen gestellt werden.

Welche Beträge kann ich abrufen?

Sie sollten immer nur so viel Geld abrufen, wie Sie in den sechs Wochen nach Überweisung verausgaben können (ansonsten werden Zinsen fällig).

Während des laufenden Projekts können Sie maximal 80% der bewilligten Mittel abrufen, die restlichen Mittel werden nach positiver Prüfung des Verwendungsnachweises ausgezahlt.

Zusätzlich ist in Ihrem Zuwendungsvertrag festgelegt, welche Mittel Sie in welchem Jahr abrufen können.

Wer muss die Zahlungsanforderung unterschreiben?

Wie alle Unterschriften im Projekt, muss auch die auf der Zahlungsanforderung von der Projektleitung stammen. Sollte diese einmal verhindert sein, kann ersatzweise eine andere vertretungsberechtigte Person unterschreiben.

Bitte beachten Sie auch die Vertretungsregelung Ihrer Organisation– bei gemeinsamer Vertretungsberechtigung sind entsprechend mehrere Unterschriften notwendig.

Wann erhalte ich die angeforderten Mittel?

Die angeforderten Mittel werden i.d.R. drei Wochen nach der Frist (jeweils 15. eines Monats) überwiesen – also ungefähr um den 6. des Folgemonats.

Bis wann muss ich die angeforderten Gelder ausgeben?

Nach Überweisung haben Sie sechs Wochen Zeit um die Mittel zu verausgaben, ansonsten werden Zinsen fällig. Sollten Sie merken, dass Sie das nicht schaffen, kontaktieren Sie bitte das Projektbüro.

Muss ich für die Überweisung der letzten Mittel und der Verwaltungspauschale eine Zahlungsanforderung stellen?

Nein, nach positiver Prüfung des Verwendungsnachweises überweist das Projektbüro die restlichen anerkannten Ausgaben und die Verwaltungspauschale automatisch.

7. Künstlersozialkasse (KSK)

Was ist die Künstlersozialkasse (KSK)?

Die Künstlersozialkasse (kurz: KSK) ist eine Sozialversicherung für Künstler*innen.

Sofern in Ihrem Projekt Honorare für künstlerische Tätigkeiten anfallen, muss die sogenannte Künstlersozialabgabe bei der KSK entrichtet werden. Dabei ist es egal, ob die Honorarkraft Mitglied bei der KSK ist.

Mehr Infos: https://www.kuenstlersozialkasse.de/

Kann die Künstlersozialabgabe im Projekt abgerechnet werden?

Ja, die Abgaben, die die antragstellende Organisation an die Künstlersozialkasse leistet, sind förderfähig.

Für künstlerische/ medienpädagogische Honorare muss die Künstlersozialabgabe bereits im Antrag mit einkalkuliert werden (aktuell 4,2% der Nettohonorare), unabhängig davon, ob die betreffende Honorarkraft Mitglied der KSK ist oder nicht.

Die Abrechnung mit der KSK und die Abführung der Abgabe übernimmt der/die Antragsteller*in.

Wie trage ich die KSK in die Kalkulation ein?

Unter Antragspunkt 5 werden die kalkulierten Ausgaben eingetragen. Um die KSK einzutragen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Wichtig ist vor allem, dass sie unter den Honoraren eingepflegt wird und erkenntlich ist, auf welche Honorarkräfte sie sich bezieht.

Ein Vorschlag:

  • Projekt: jew. Teilprojekt auswählen
  • Bezeichnung: „KSK von (Gesamtsumme Honorare)“
  • Qualifikation: Name(n) der betreffenden Honorarkräfte
  • Zeiteinheit: „Tag(e)“
  • Anzahl Zeiteinheiten: „1“
  • Honorar pro Zeiteinheit: Gesamtsumme KSK

Die Abgabe ist direkt an die KSK zu zahlen – nicht an die Honorarkraft. Sie beträgt 4,2% der Netto-Honorare und ist auf ALLE künstlerischen Honorare zu zahlen. Dabei ist es egal, ob die betreffende Honorarkraft selbst Mitglied in der KSK ist.

Beispiele:

  • Brutto-Honorar i.H.v. 60€ = 2,12€ KSK
  • Brutto-Honorar i.H.v. 71,40€ = 2,52€ KSK (nur bei vorsteuerabzugsberechtigten LZEs)
  • Netto-Honorar i.H.v. 60€ = 2,52€ KSK (nur bei umsatzsteuerbefreiten Honorarkräften)
An wen wird die Künstlersozialabgabe gezahlt?

Die Künstlersozialabgabe überweisen Sie direkt an die Künstlersozialkasse.

Bitte nicht den Honorarkräften auszahlen!

Wie rechne ich die Künstlersozialabgabe ab?

Die Künstlersozialabgabe wird direkt an die Künstlersozialkasse überwiesen.

Die Künstlersozialabgabe wird i.d.R. im Folgejahr für das abgelaufene Kalenderjahr abgeführt, was im Rahmen des Verwendungsnachweises zu Schwierigkeiten führen kann (wir benötigen immer Belege).

Daher schlagen wir folgende Möglichkeiten zur KSK-Abrechnung vor:

a) Sofern die durchführende Organisation ohnehin unterjährig Abschläge zahlt, kann die Abgabe mittels dieses Belegs nachgewiesen werden.

b) Sofern die durchführende Organisation in diesem Jahr mit keinen weiteren KSK-Abgaben rechnet, kann sie die KSK bereits nach Projektende abführen.

c) Falls die durchführende Organisation mit weiteren Abgaben rechnet, kann sie die KSK um eine Abschlagszahlung bitten.

d) Falls die o.g. Möglichkeiten nicht realisierbar sind, kann ausnahmsweise ein Eigenbeleg (Verknüpfung) ausgestellt werden, auf dem die durchführende Organisation bestätigt, dass sie die KSK-Beiträge in Höhe von Summe X nach Jahresende an die KSK abführen wird. Bitte dort auch, getrennt nach Honorarkräften, die entsprechenden Honorare und die Berechnung angeben (Muster im Anhang). Der Beleg über die tatsächliche Meldung muss uns dann später nachgereicht werden.